Estamos chegando a uma época do ano que, para muitas empresas, tenham estas foco no serviço, produção ou vendas, demandam contar com a gestão adequada e com a definição de prioridades, ao atender as ordens de trabalho, compra ou serviço. Isto é, quando a palavra expedidor se torna muito importante.

Quando uma tarefa está atrasada ou um cliente-chave está ficando impaciente devido a entrega de seu produto ou serviço, a nossa reação habitual é acelerar: fazer o que for preciso para empurrar o trabalho, sem nunca considerar caos e rupturas que podem ocorrer ao realizar tais ações.

Em um caso complexo de dezenas, ou centenas, de trabalhos em processo a qualquer momento, há geralmente uma mistura de trabalho que inclui muitos não urgente e alguns que sim são. A tendência do programador (e muitas vezes a política da empresa) é sobrecarregar o programa de cada serviço ou produção, fazendo com que as tarefas menos urgentes de clientes esperem, e acelerar os trabalhos urgentes de alguma forma. Em sistemas formais, algumas vezes o responsável, chamado expedidor, pode mover fisicamente pedidos e trabalhos na linha de produção, movendo todos os recursos necessários e colocando de lado qualquer trabalho não urgente.

É fácil ver como os sistemas funcionam no caso de um paciente em uma clínica ou hospital. A equipe médica faz um juízo de valor ou criticidade do paciente e “processam” os pacientes mais críticos antes de qualquer outro que esteja em uma posição à frente.

Uma maneira perturbadora de acelerar é parar um trabalho que está em andamento. Por exemplo, um trabalho pode ser interrompido no processo de folha de pagamento para processar um cheque especial em contas a pagar, para conseguir um desconto em uma grande ordem de compra em vendas para processar; ou um guia turístico que fecha sua agenda para conduzir um grupo de VIPs.

Um papel muito importante na cadeia de abastecimento e no processo de agilizar é a relação que você tem com os fornecedores

As relações clientes -fornecedores devem ser baseadas na confiança mútua. Todos os acordos e / ou contratos com fornecedores devem ser manuseados de forma profissional com ênfase especial em “trabalhar em conjunto na resolução de problemas.”

 

Há três palavras-chave para aplicar na relação com os nossos fornecedores: Consistência, persistência e insistência.

Consistente. O fornecedor deve saber que vamos ser consistente na forma da nossa abordagem com ele. Nossos programas serão consistentemente claros, enviados a tempo ou com informações de mudanças abruptas. E esperamos dele entregas consistentes: de qualidade, com informação oportuna, clara e completa, etc.

Persistentes. Quando tudo vai bem não há problema, tudo começa quando existem barreiras, como a greve dos transportadores, parada de linha, greves, etc. Isto é onde você deve ser persistente. Tudo isso deve ser visto como um problema que deve ser superado, parar no primeiro obstáculo é algo que não deve ser considerado, não desistir, perguntar Por quê? Quem mais você pode ajudar? Como podemos nos aproximar do objetivo para obter partes ou serviço.

Insistente. “Tanto o cântaro vai para a água até que ele quebra” ou “A roda estridente consegue a graxa”, às vezes isso pode ser irritante, mas se consegue corrigir o problema.
Faça a pergunta: “Quem eu deveria contatar em sua organização para obter isto?”

Quando um problema com fornecedor comprometer o bom funcionamento da nossa empresa lembre-se de ser: consistente, persistente e insistente

Já que estabelecemos a documentação como um método de operação baseado em fatos reais, vamos nos concentrar em outras técnicas que podem ser empregadas no processo de acelerar.

Técnicas de Expedição

  • Data prometida
  • Acompanhando desta promessa
  • Partir da expedição ou ordem de produção
  • Comunicar e informar
  • Fechar o círculo: para garantir que todos os participantes da cadeia de suprimentos cumpriram ou estão fazendo a parte que lhes correspondem.
  • Verificar com o fornecedor sua linha de produção, garantindo a produção de meus requisitos
  • Subir a hierarquia
  • O seu contato normal
  • O chefe do seu contato
  • Próximo Nível
  • Quando envolver o meu gerente?
  • Quando envolver o chefe do meu gerente?
  • Cobrir feriados
  • Plano para cobrir
  • Estabelecer expectativas
  • Cobrir ausências e faltas
  • Plano para cobrir
  • Estabelecer expectativas
  • Usar folha “crítica”
  • Para documentar
  • Para recordar…
  • Dar a conhecer aos fornecedores …
  • Acompanhamento! ! ! ! – O mais importante

Acelerar deve sempre ser considerado no máximo, como um mal necessário, buscando encontrar melhores soluções para responder aos clientes. A concorrência baseada no tempo leva o serviço a agilizar os processos cada vez mais e não apenas para trabalhos urgentes. Além disso, alguns clientes e ordens de trabalho, merecem um tratamento especial. A melhor maneira de lidar com eles é dar prioridade no processo de produção e transporte de preferência do que fazê-lo mais tarde em forma de acelerar.

Por ActionCOACH Jaime Rodriguez | México

 

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