Continuando com meu artigo sobre Domínio do Destino e seguindo agora em Domínio do Tempo, sugiro que você faça um registro detalhado por hora, durante uma ou duas semanas, onde você possa anotar em que seu tempo é gasto. Você ficará surpreso com as descobertas deste exercício, e das enormes áreas de oportunidade de melhora.

Deve-se analisar se todas as atividades que realizadas valem ou pagam por seu tempo, pois se não for assim, te sugiro tomar algumas das seguintes ações:

  1. Parar de realizar tais atividades (por não ser verdadeiramente importante),
  2. Sistematizar (para fazer automaticamente) e/ou delegar de maneira eficaz.

Para saber quais atividades delegar, basta pensar quais delas requerem menos destreza, ou que têm menos impacto em seus resultados, e que além disso, você não gosta de fazer ou pouco desfruta.

Compartilho com você 11 chaves para delegar de maneira eficaz:

  1. Identifique uma atividade ou função que gostaria de delegar.
  2. Documente a forma correta de realizar a atividade, passo a passo, incluindo os padrões de controle de qualidade para cada passo.
  3. Selecione a pessoa adequada para tal trabalho.
  4. Delega o trabalho completo a uma pessoa, e dê a ela toda a responsabilidade e autoridade necessária para a realização de um bom trabalho.
  5. Concentre-se nos resultados, não no processo.
  6. Delega através do diálogo.
  7. Estabeleça prazo, e logre o compromisso por parte da outra pessoa.
  8. Estabeleça datas para revisão.
  9. Ofereça feedback positivo e construtivo.
  10. Teste os recursos necessários.
  11. Ofereça guia e conselho, sem interferir.

Outra possível razão para sua pouca produtividade pessoal é que a interrupção por parte de outros é contínua, mas você já pensou por que te interrompem tanto? É possível que seja porque não lhes atribuiu um tempo fixo, ou predeterminado, para cada pessoa para ver com ela o que lhe corresponde.

15 chaves para ter reuniões de trabalho eficazes:

  1. Defina a hora de início. Faça sempre na mesma hora.
  2. Defina a frequência. Tenha consistência, para que as pessoas se acostumem com a reunião.
  3. Defina o lugar… de preferência, sempre no mesmo lugar.
  4. Publique uma agenda para que todos saibam o que vai ser visto na reunião e se preparem.
  5. Inicie pontualmente, recompensa aos pontuais e chame a atenção dos atrasados.
  6. Dê as boas-vindas e agradeça aos participantes pela pontualidade.
  7. Outorga turnos a todos. Permita que cada um tenha um momento para que digam o que sentem (um minuto máximo). Isto motiva a participação e envolvimento de todos.
  8. Revisa os pendentes; se cumpriram com suas atividades, parabenize-os; se não, faça com que se comprometam e ofereça-lhes ajuda.
  9. Celebra os logros. Reconheça seus êxitos em público.
  10. Pergunta-lhes: “Algo mais por discutir?” Dá-lhes a oportunidade de agregar temas que queiram eles cobrir.
  11. Comenta o que acontece no negócio. Começa com o ruim e finaliza com o bom.
  12. Mantenha a descontração e a harmonia. Faça que todos se envolvam expondo um tema em cada reunião.
  13. Mencione as ações a seguir. Todos devem tê-las claras.
  14. Compartilhe os compromissos. Que cada pessoa leia em voz alta ao grupo seus compromissos.
  15. Termine a reunião ou sessão no horário.

Depois, sugiro-lhe estabelecer um modelo de horário (o protótipo) por blocos de tempo, onde o tempo necessário para as tarefas seja fixado, estas sejam agrupadas de acordo com sua natureza, deixando também alguns espaços determinados para atender aos imprevistos que irá diminuindo paulatinamente. A ideia é passar pouco a pouco mais tempo realizando tarefas importantes que previnam as urgentes, os famosos “incêndio a apagar”, e que diminuam as interrupções que nos roubam o foco e nos fazem perder o tempo e o momentum (inércia de alta produtividade que nos faz atingir um alto nível de concentração em uma tarefa).

Por outro lado, é necessário criar um único registro mestre, onde você possa anotar todas as tarefas que forem surgindo, as priorize e as execute de acordo com o planejamento diário de sua agenda.

E, por último, considera utilizar um cronograma ou gráfico de planejamento Gantt para garantir o  progresso em seus projetos que estão em conformidade com a soma de muitas tarefas sequenciais.

Se você quiser saber mais detalhes de como você pode fazer tudo acima, entre em contato por e-mail ou telefone, e teremos o prazer de lhe enviar informações mais detalhadas.

Por ActionCOACH Alejandro Arena | México

 

Voltar