Muitas das empresas que eu trabalhei dando coaching, especialmente as que oferecem serviços, vieram a mim com muitas contas a receber. Alguns deles tinham devedores por trabalho feito meses antes, e até mesmo anos. E fazer cobrança é um dos trabalhos mais cansativo, demorado e extremamente frustrante para o funcionamento de um negócio. E isso definitivamente não foi para isso e por isso que você iniciou no negócio, não é?

Depois de meses de chamadas não atendidas, mensagens de áudio e e-mail, você pode chegar ao ponto onde será mais fácil desistir e deixar passar ao invés de continuar a persistir na cobrança. Isto deixa seu bolso vazio quando o trabalho foi terminado – isso deixa você sem o dinheiro o seu negócio realmente ganhou. Alternativamente, você pode continuar a tentar entrar em contato com o cliente, mas se isso não é sistematizado, normalmente significa que você está desperdiçando tempo e recursos que poderiam ser usados ​​em assuntos mais importantes.

Claramente, esta não é a maneira mais eficaz de gerir sua equipe e torna todo o processo mais estressante do que ele precisa ser. Então, com isso em mente, aqui está um plano simples de quatro semanas que damos aos nossos clientes para garantir que o processo de monitoramento de contas a receber seja organizado para reduzir o número de dívidas incobráveis e aumentar o dinheiro pago a seu negócio, sem qualquer desperdício de recursos.

Semana 1

Uma fatura que tem uma semana de atraso pode ser causada por falta de uma supervisão genuína do cliente, por isso, é importante dar um empurrão de leve nesta fase. A maioria dos clientes irão apreciar o lembrete e pagarão imediatamente. Um e-mail amigável, mas firme é suficiente, informando ao cliente que o seu pagamento está atrasado, e pedindo-lhe para recuperar o atraso com o pagamento o mais rapidamente possível.

Semana 2

É justo supor que, se o cliente fosse ler seu e-mail, teria feito em uma semana. Se até agora não pagou a fatura, ou não viu  seu e-mail, ou decidiu ignorá-lo. É melhor ligar para o cliente (isso pode ser feito por um estagiário, já que não é um assunto urgente) e perguntar por que a conta não foi paga. Ofereça  ajudar com qualquer problema.

Semana 3

Se a conta ainda não foi paga depois de falar diretamente com o cliente, então o problema deve ser passado para um membro do pessoal do nível mais alto. O cliente pode estar disputando qual conta pagar, ou pode simplesmente precisar de um impulso mais forte para se animar a pagar a dívida. Você deve enviar outro e-mail para o cliente informando-lhe que o assunto será encaminhado se a conta não for paga dentro de uma semana e eles podem entrar em contato caso tenham problemas.

Semana 4

Um membro superior da equipe deve ligar para o cliente diretamente, se a conta não foi paga na semana quatro, desde que o cliente não tenha entrado em contato com você para discutir as dificuldades de pagamento. Nota: Se entraram em contato contigo, você pode escolher oferecer um suporte ao cliente com um prazo mais longo, ou oferecer algum tipo de plano de pagamento. O alto funcionário deve deixar claro que a questão agora é grave e que, se a conta não for paga, serão tomadas medidas legais. Após esta fase é raro um cliente não pagar a conta. Se contudo não pagam, então você tem que decidir se a ação legal válida será útil nesta fase ou não. No entanto, a implementação deste processo simples de monitoramento de quatro semanas, ou o investimento em serviços de consultoria de negócios para ajudá-lo introduzir o sistema, significará que a empresa pode agilizar a sua abordagem para contas a receber. Quando nossos clientes introduzem este sistema em seus negócios, invariavelmente, poupam  tempo, dinheiro e stress.

Por ActionCOACH Shweta Jhajharia |Reino Unido

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