Ao organizar sua agenda, reserve no mesmo horário do dia, a cada dia, amplos períodos para realizar aquelas tarefas verdadeiramente importantes e não pare até terminar. Isso é ter alta produtividade.

Esta maneira de trabalhar permite que você concentre toda a sua energia e criatividade na resolução de cada uma das tarefas pendentes de maneira ordenada com mais eficiência e maior produtividade.

Você pode usar a metodologia conhecida como GTD – Getting Things Done, (Fazem com que as coisas sejam feitas) que se baseia em decidir em quais ações prestar atenção e dedicar seu tempo, em que ordem você vai fazer, usando um fluxo de trabalho que permitirá que você tenha controle eficiente de suas tarefas e compromissos, o que equivale a uma maior produtividade.

Este método, desenvolvido por David Allen, pode ajudá-lo a resolver deficiências como: não saber iniciar uma tarefa ou concluí-la.

De acordo com o GTD, uma pessoa precisa libertar sua mente das questões que ele tem pendentes armazenando-as em um determinado local e forma para que não seja necessário usar energia mental para manter continuamente em mente o que precisa ser feito e poder se concentrar em fazer cada um por vez, sem esquecer nenhuma ou deixá-las pendentes.

Para isso, é necessário contar cada minuto, reconhecendo a importância do tempo trabalhando constantemente e sem pausa, sem distrações, planejando e preparando seu trabalho com antecedência, mantendo o foco em ser mais produtivo para alcançar os resultados mais importantes que precisam ser alcançados.

O fluxo de trabalho proposto pela GTD consiste em cinco etapas:

  • Recopilar: faça uma lista completa de todos os seus problemas a atender, com o objetivo de registrar todas as suas preocupações, ideias, tarefas e pensamentos nas suas caixas de entrada e não na sua cabeça.
  • Processar: tudo o que você coletou e depositou em suas caixas de entrada precisa ser processado e convertido em ações. Estabeleça quais ações seguir para se resolver uma questão.
  • Organizar: pegue tudo o que você processou e distribua de acordo com seu objetivo: se não for necessário, você deve descartá-lo, se for um material de referência, arquivá-lo, se for algo que você precisa fazer, inclua-o em sua lista de ações e projetos futuros, etc.
  • Avaliar: depois de processar e organizar todos os seus problemas pendentes, você deve decidir o que fazer com eles, como enfrentá-los e escolher um plano de ação que o leve a completá-los de forma real e eficiente.
  • Fazer: o objetivo de todo o processo de controle é completar eficientemente todos os compromissos que adquirimos, sejam eles as próximas ações ou compromissos em nossa agenda.

Lembre-se de que as pessoas de alta produtividade programam atividades chave e específicas para realizá-las uma por uma em horários precisos ao longo de seu trabalho diário, cumprindo todos os seus objetivos e aprendendo a maximizar o uso do tempo, cumprindo mais tarefas que a média das pessoas que não organizam ou priorizam suas questões pendentes.

A história de Sebastian

Sebastian Robles é um agente imobiliário que, após sete anos como franqueado de uma empresa imobiliária internacional, decidiu dar o grande passo para se tornar independente e iniciar sua própria empresa.

Depois de seis meses, Sebastian descobriu que sua carga de trabalho cresceu enormemente, tendo que investir mais e mais horas do dia e da noite para atingir seus objetivos. Apesar de que muitas vezes ele ficava com questões pendentes, ou por ter esquecido ou por não ter sido capaz de resolvê-las devido à falta de tempo.

Ele se viu com a necessidade de buscar ferramentas de organização que lhe permitissem otimizar o uso de seu tempo de trabalho e respeitar o seu tempo dedicado a família e a si próprio e encontrou-os na aplicação do método GTD.

Atender os clientes por telefone é uma das atividades que consome mais tempo ao longo do dia e, embora você não possa controlar as chamadas que receberá, você deve e precisa fazer.

Por isso dedique algumas horas todas as manhãs para realizar todas as conversas que resultarão no fechamento das negociações, ajustando os detalhes que no final do mês se tornarão fluxo de caixa sem esquecer nenhum e cumprindo todos os objetivos que cada uma dessas chamadas lhe impõem, mantendo um registro exato das tarefas que resultam delas.

Agora, Sebastian pode terminar seu dia de trabalho no momento em que planejou, com maior produtividade e aproveitar a vida para a qual ele trabalhou tanto.

Trabalhar com produtividade

Uma agenda pessoal organizada com antecedência permite que você veja quais os momentos do dia são ideais para agendar períodos de trabalho intenso. Durante esse período de trabalho, elimine todas as distrações, incluindo o telefone.

Da mesma forma, teste se em um dia de trabalho em casa, sem interrupções, você pode completar mais atividades do que poderia fazer no escritório. De acordo com muitos especialistas, levantar-se mais cedo do que o habitual e trabalhar em casa pela manhã durante várias horas são muito mais eficaz e eficiente.

Crescer, alcançar metas, novas realizações, concretizar uma ideia e torná-la produtiva são alguns dos objetivos que você define com segurança dia a dia. Eles podem ser seus, você só precisa trabalhar para isso.

Por ActionCOACH María Inés Morán/ México

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