Por ActionCOACH PJ Weiland/Estados Unidos

Uma das ferramentas mais simples, baratas e eficazes que você e sua equipe podem usar para fazer as coisas certas é um checklist. Não há investimento inicial, cursos de treinamento, atualizações; no entanto, a ferramenta funciona perfeitamente o tempo todo.

As listas de verificação garantem consistência e qualidade. Setores como a aviação, construção e a medicina dependem muito de listas de verificação para evitar erros humanos em projetos e procedimentos complexos.

Os checklists diferem das listas de “tarefas a fazer”. Depois de cruzar os elementos da sua lista de tarefas, você estará pronto para sempre. Mas os checklist são reutilizáveis: você repete as mesmas etapas no processo toda vez que faz isso.

Os checklist também não são manuais “como fazer”. ” Os checklist não tentam soletrar tudo; um checklist não pode pilotar um avião. Em vez disso, fornecem lembretes das etapas mais críticas e importantes, das quais até mesmo o profissional altamente qualificado que as utiliza pode perder”, escreve Atul Gawande em seu livro, “O Manifesto do Checklist”.

Aqui estão algumas dicas para aumentar o poder dos checklist para corrigir as coisas.

 

Divida os grandes passos em pequenos passos

Depois de identificar um processo de rotina em seus negócios, anote as etapas do começo ao fim. Considere cada interação que ocorre, quais perguntas devem ser feitas e quais tarefas devem ser executadas em uma determinada ordem. Certifique-se de incluir qualquer preparação antecipada e atividades de acompanhamento.

 

Cavar fundo

Analise cada etapa com cuidado para não deixar pedras sobre pedra. Quanto mais você examinar o processo e descrever a maneira correta de executar as etapas, mais eficaz será o checklist.

 

Agrupe itens semelhantes

O agrupamento de suas etapas em categorias que correspondem às fases do trabalho facilita o trabalho de um longo checklist e dá ao usuário uma ideia de onde eles estão no processo geral.

 

Faça um teste

Execute o processo usando seu checklist e veja se ele captura com precisão cada etapa. Depois de experimentar, peça a alguns membros da equipe que testem e forneçam comentários.

 

Verifique se cada membro da equipe tem o checklist

Escolha uma maneira de distribuir o checklist que funcionará para sua equipe. Você pode criar um documento e compartilhá-lo como uma peça impressa ou anexar um PDF a um e-mail; crie um cartão que caiba na carteira; ou monte uma pasta se você tiver vários checklist.

 

Faça do uso do checklist parte da sua cultura comercial

Enfatize a importância de usar o checklist relevante com cada cliente, sempre. Você pode criar um nome atraente e pesquisar seu checklist para torná-la mais memorável.

 

Mantenha o checklist atualizado e modifique-o quando o processo mudar

Verifique se seu checklist sempre reflete a situação atual. Se um item estiver desatualizado, todo o checklist perde sua utilidade.