Por ActionCOACH Marcela Dalla Costa/Brasil

Quais são seus objetivos para este mês? E para o longo prazo? Se você é CEO ou dono de negócio, você deve ter um conjunto de metas para os seus gestores e funcionários, ou não? 

A falta de êxito em muitos negócios pode estar escondida na falta de direcionamento, e não na falta de competência técnica ou comportamental. E nesses casos, o fracasso de alguma tarefa ou objetivo não é compreendido plenamente.

Por mais que um funcionário tenha discernimento do que a empresa necessita, dada a sua experiência e seu tempo de casa, o seu esforço tem alcance limitado. Apenas o direcionamento adequado de todas as áreas do negócio é capaz de potencializar o resultado das ações.

Você já ouviu falar de Hoshin Kanri? Em japonês, hoshin significa “bússola” ou “apontando para a direção” e kanri significa “gestão” ou “controle”. Significa um planejamento que alinhe todos os indicadores da organização para os objetivos estratégicos. Ou, em outras palavras, o ato de gerenciar para onde vamos.

O conceito em si é bastante simples. O Hoshin é a metodologia para definir as metas estratégicas (baseadas na visão, no norte) e desdobrá-las em objetivos menores, que possam ser mais facilmente estendidos a todas as áreas e alcançados em um período de tempo mais curto. 

O grande benefício é que a alta direção tem a certeza de que o trabalho diário traz resultados diretos à companhia e os colaboradores percebem o impacto de suas atividades no sucesso da organização. 

Entretanto, o que falta a muitos gestores é a disciplina no planejamento ou a ânsia de colocar em prática ações antes de pensar de que forma elas afetam a estratégia da empresa. Existe uma tendência de pular etapas e sacrificar o planejamento em detrimento da execução.

Como o Hoshin é um desdobramento de metas e indicadores, é importante saber como defini-los adequadamente. O que fazer e o que não fazer. 

Indicadores são as formas de medir se as ações e iniciativas estão gerando os resultados esperados. Existem milhares de indicadores que podem ser medidos, pois o fluxo de informação é imenso e constante. 

O ponto central para o desdobramento das metas é saber escolher quais são os indicadores apropriados. Um indicador-chave de performance (ou, em inglês, KPI -Key Performance Indicator) precisa ser valioso para o negócio e auxiliar os gestores a tomar decisões inteligentes.

O que fazer

Para que um indicador seja realmente eficiente e útil para a organização, existem algumas características importantes, como:  

  • Deve ser Objetivo: deve ser específico e claro. É muito comum vermos empresas que escolhem indicadores tão complexos e subjetivos que os próprios donos dos processos se confundem e são incapazes de utilizá-los efetivamente.
  • Deve ser mensurável:  o indicador precisa ser medido, traduzido em um número com unidade de medida (ex: x Reais, x metros quadrados, x Reais/funcionário).
  • Deve ser relevante: deve apresentar utilidade no processo, deve fazer sentido como um desdobramento da estratégia. Caso o indicador não agregue valor, o melhor a fazer é eliminá-lo, evitando que a sua presença desmotive a equipe ou gere esforços desnecessários.
  • Deve ser feita a sua comunicação:  indicadores desconhecidos não geram ação.

O que NÃO fazer

Existem alguns erros comuns na elaboração e acompanhamento dos indicadores. Veja o que não deve ser feito:

  • Excesso de KPI´s
  • Indicadores orientados demais para atividades (pouco relevantes)
  • Indicadores não alinhados às estratégias
  • Indicadores de desempenho sem credibilidade
  • Tipos errados de medidas
  • Dados levantados fora dos prazos
  • Falta de dados de desempenho
  • Não-utilização de dados já existentes
  • Sem sintonia com a cultura da organização ou com mudanças de cultura

Desafios da medição de desempenho:

  • Tentar medir tudo de uma vez
  • Levantar dados e não analisar
  • Apressar a implementação das medidas corretivas sem uma análise mais profunda
  • Transformar a medição de desempenho em um monstro

 

Os indicadores de desempenho bem construídos deduram os resultados, sem piedade e sem rodeios. Ou seja, se sua empresa definiu seus indicadores corretamente e está usando dados confiáveis, não há desculpa ou análise subjetiva: os números não mentem.

E uma última dica: todo indicador deve ter um “dono” comprometido com o resultado.  Normalmente, essa condição recai sobre níveis de gerência, mas você pode e deve envolver outros colaboradores. Só haverá êxito se os indicadores forem acompanhados e mantidos por gestores e colaboradores comprometidos com a verdade e com os resultados. Caso contrário todo o sistema de gestão irá perder sua credibilidade e utilidade.