Por ActionCOACH Luis Arredondo / México

Muitas vezes ouvimos empresários dizerem frases como “Sinto que preciso de mais tempo” ou “Gostaria que o dia tivesse mais horas” e, por mais que queiramos ajudá-los, não podemos converter os minutos em horas, ou adicionar uma hora mais ao dia, o que podemos fazer é aprender a gerir o tempo de forma mais eficiente e produtiva, mas acima de tudo a valorizar o tempo que utilizamos e com que o utilizamos.

Se olharmos para os empresários de sucesso, podemos ver que eles valorizam muito o seu tempo, não o desperdiçam. Eles sabem que o tempo é o bem mais valioso que possuem, porque uma vez investido nunca mais retorna, então fazem todo o possível para obter o máximo de resultados com as 24 horas que todos temos em um dia.

Por outro lado, vemos empresários que sentem que em suas atividades estão sempre atrasadas, seu nível de estresse aumenta com o passar dos dias e, consequentemente, a cada dia há um pouco mais de frustração. E embora devamos aceitar que nunca podemos assumir o controle absoluto do tempo, sempre é possível melhorar o modo como lidamos com ele.

Não é tão difícil quanto parece, sim, é preciso vontade e disciplina para mudar a forma como administramos nosso tempo. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a dar mais controle ao seu dia.

LISTE E DELEGUE: Para assumir o controle do seu tempo, a primeira coisa que você deve ter claro é quais atividades você realiza todos os dias e se essas atividades correspondem ao dono do negócio ou outro cargo dentro de sua empresa. Durante uma semana, liste as atividades que está fazendo e o tempo que leva para realizá-las, no final da semana verifique se essas atividades DEVEM SER FEITAS por você ou se você poderia delegá-las a outra pessoa de sua equipe. É surpreendente quantas vezes vemos empresários realizarem tarefas que outras pessoas da equipe poderiam estar fazendo, mas nunca foram perguntadas, você verá como pode economizar algumas horas fazendo isso.

IMPORTANTE VS URGENTE: Um dos principais desafios na gestão do nosso tempo é que TUDO É URGENTE E IMPORTANTE, a realidade é que isso não é verdade, o que acontece é que muitas vezes não sabemos diferenciar o que é realmente importante e / ou urgente e o que não é. Uma das maneiras de diferenciar isso é por meio de uma matriz de decisões que são preenchidas respondendo às seguintes questões:

  1. Tem que terminar hoje? É URGENTE, tudo que não precisa ser terminado hoje automaticamente torna-se não urgente.
  2. Eu tenho que fazer isso? Sim, É IMPORTANTE, se alguém pode fazer isso por você, então não é importante.

Com essas duas perguntas você pode identificar se uma atividade é importante ou urgente. Convido você a realizar uma lista das atividades que precisam ser realizadas no dia nesta matriz de maneira que te ajude a priorizar suas atividades.

URGENTE E IMPORTANTE: É preciso terminar hoje e EU tenho que fazê-lo.

NÃO URGENTE E IMPORTANTE: Não tem que terminar hoje e EU tenho que fazê-lo

URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Tem que terminar hoje e eu NÃO tenho que fazê-lo

NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Não tem que terminar hoje e NÃO tenho que fazê-lo

 

AGENDA POR BLOCOS: Lembro de quando estava na escola, tínhamos um horário de aulas que nos dizia quais matérias teríamos naquele e a que horas seria, isso nos ajudava a nos preparar e podíamos organizar os materiais que precisávamos levar. Com o passar do tempo esse horário foi perdendo seu valor a tal ponto que na universidade só levávamos um caderno para tudo.

O que quero dizer é que este horário era uma super ferramenta de administração do tempo. Sugiro que você organize um para sua semana, não precisa necessariamente suas atividades, mas que todas sejam divididas por blocos. Por exemplo, de segunda de 9 a 10 estará reservado será planejamentos e reuniões, de 10 as 13 será para prospecção e a tarde deixará livre para resolver pendências. Ligado a isso, identificar qual é o horário em que você é mais produtivo e colocar as atividades mais “difíceis” nestes momentos.

FOCO E DESCANSO: Certamente você já ouviu ou leu que deve se concentrar em trabalhar alguns minutos e depois fazer uma pausa e recomeçar, talvez a mais conhecida das técnicas seja o pomodoro. A verdade é que cada pessoa é diferente, por isso convido-o a encontrar um período de tempo em que se sinta confortável para trabalhar e o mesmo para descansar. Claro, você deve manter longe todas as distrações possíveis, telefones celulares, redes sociais, e-mail, etc. Pessoalmente, descobri que meu tempo de trabalho é de 1 hora e 4 minutos para 15 minutos de descanso. Certamente você deve estar se perguntando o porquê dessa quantidade, a verdade é que encontrei uma música de concentração no YouTube que tem essa duração e quando quero me concentrar coloco e começo a trabalhar, você ficará surpreso com o quão produtivo você pode ser se estiver 100% concentrado.

DIGA NÃO: Eu conheço muitas pessoas que temem a palavra NÃO, e não apenas correm ao ouvi-la, mas não gostam de negar os pedidos dos outros. Se falarmos sobre como gerenciar seu tempo, você notará que muitas atividades que você realiza são causadas pela aceitação de uma solicitação. Por mais difícil que seja, temos que ser muito seletivos com o nosso tempo, dizer sim ao pedido de alguém é ter que dizer não ao tempo que temos para realizar alguma atividade nossa, que pode até ser IMPORTANTE E URGENTE. Você ficará surpreso com a quantidade de minutos ou horas valiosas que economizará se começar a dizer não.

PLANEJAR E ORGANIZAR: O que você faz quando termina o trabalho do dia? O ideal é que, ao terminar, planeje as atividades que fará no dia seguinte. Algumas atividades que não eram urgentes podem se tornar urgentes, ou algumas podem até desaparecer. Mas o melhor de tudo é a satisfação de ver sua lista de ações realizadas em seu planejador diário.

Outro ponto que considero de extrema importância é que no final do dia você limpe e organize o seu local de trabalho para o dia seguinte, não há nada mais estressante do que chegar no dia seguinte em um lugar bagunçado, tire os últimos minutos do dia para deixar como gostaria de encontrá-lo no dia seguinte para ser mais produtivo.

Minhas recomendações:

  1. Faça hoje mesmo, o mais rápido possível
  2. Troque ideias, sempre poderá contar com um ActionCOACH
  3. Caso não tenha ideias, me ligue e teremos uma sessão express
  4. Compartilhe este arquivo com o maior número de empresário que possa

O mais importante é estar focado em tomar ações HOJE MESMO!

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Conte comigo, você não está sozinho!!!