Por ActionCOACH Henry Ackermann / Perú

Na ActionCOACH estamos convencidos de que um dos principais motores (ou limitações) do crescimento e dos lucros de uma empresa é o nível de produtividade de seus recursos. Portanto, a questão seria … O que podemos fazer como líderes em nossos negócios para aumentar a produtividade dos recursos?

Mas antes disso, devemos entender claramente o conceito. Produtividade entendida como o que eu produzo, qual é a minha produção e de quais recursos preciso para produzi-la, o input. Se, por exemplo, medimos a produtividade em termos de trabalho, então devemos identificar o tempo ideal de homem-hora para produzir “x” bens ou para entregar um serviço; e se quisermos medir o padrão em relação a uma capacidade instalada, será o mesmo, devemos medir as horas disponíveis ou em uso de uma máquina para produzir “x” bens. Se conseguirmos produzir mais, ou seja, aumentar a produção, com os mesmos recursos, estaremos aumentando a produtividade da empresa; ou também se conseguirmos manter o output com menos recursos, ou seja, reduzindo o input. Portanto, o nível de produtividade de sua equipe e sua capacidade instalada irão determinar o nível de lucratividade de sua empresa.

Então, o que podemos fazer para aumentar a produtividade de nossos recursos, em tempos de crise? Aqui estão algumas ideias que podem ajudá-lo a conseguir isso, da perspectiva do empresário e da equipe (pessoas):

  • Coloque sua equipe para trabalhar em tarefas que gerem dinheiro, ou que façam você reduzir custos ou aumentar a receita, de forma que você produza mais dinheiro. Isso parece óbvio porque muitas vezes não o vemos. Para isso, você provavelmente terá que treinar novamente seu pessoal para assumir novas funções. Por exemplo, treine uma parte de sua equipe para fazer vendas por telefone; ou delivery. Você pode até treiná-los para que alguns façam um trabalho temporariamente e quando o fluxo de caixa começar a se normalizar, eles possam retornar às suas funções anteriores. Por exemplo, se você precisa de mais mãos para fazer telemarketing, por enquanto não precisa contratar mais gente, mas treinar o pessoal que já fazia outras tarefas mais operacionais, que hoje não são tão importantes. Dessa forma, você não terá que despedi-los e poderá se concentrar em gerar mais dinheiro. Um de meus clientes é dono de um restaurante, um dos setores mais afetados pela quarentena, mas eles não ficaram parados e, em vez de despedir seus garçons, os treinaram com roteiros, para fazer vendas por telefone; e quem tinha carteira de motorista fazia as entregas. Treine novamente sua equipe.
  • Defina claramente as metas de negócios e metas individuais, para todos os membros da equipe, alinhadas com as metas de negócios. É fundamental que todos na empresa saibam quais são os objetivos e os indicadores-chave (KPIs) pelos quais serão responsabilizados e avaliados. Quando a equipe não tem clareza sobre isso, perde-se o foco, o comprometimento e, portanto, o desempenho não é de 100%, reduzindo a produtividade. Lembre-se que as metas devem ser SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, desafiadoras e dentro de um prazo) e é recomendado estabelecer não mais do que 3-4 objetivos para cada membro da equipe, para que não percam o foco. Como Sean Covey diz, em seu livro “The 4Dx”: “Se uma equipe tem apenas 2-3 metas para cumprir, no meio de um” Redemoinho “, é provável que alcance 2-3 metas. Mas se você tiver de 4 a 10 metas, provavelmente encontrará apenas 1 ou 2 delas. Se a mesma equipe tiver 11-20 metas, é provável que não alcance nenhuma. A realidade é que com 11-20 metas eles nem ouvirão você, muito menos poderão ser executadas. E embora isso pareça bastante óbvio, isso não é feito nas organizações, pelo contrário, estão cheios de metas porque os líderes geralmente querem fazer MAIS e não MENOS. E eles obtêm o efeito oposto. Definir um Plano concreto e executar a estratégia, com foco.
  • Planeje o dia, a semana. Qualquer plano de 12 meses ou 5 anos não tem sentido se não planejarmos a semana de trabalho. Como pretendemos cumprir nossas metas de longo prazo se hoje não estamos tomando as ações necessárias que nos levarão ao futuro desejado? Você tem uma agenda por blocos, por exemplo? Você prioriza o que é importante ou fica “correndo” o dia todo porque tudo é urgente e “apagando incêndios”? Você está administrando bem o seu tempo e sendo dono de suas decisões? Ou o tempo e as circunstâncias estão controlando sua vida? Bem, a realidade é que muitas vezes não atingimos as metas e não somos muito produtivos porque temos muita consciência de como resolver os problemas do dia-a-dia, que Sean Covey chama de “O redemoinho diário”. Comece organizando uma agenda no dia a dia, faça o planejamento diário e semanal, priorizando temas importantes não urgentes. Por experiência própria, senti uma mudança total na produtividade quando comecei a planejar minha semana e o dia seguinte: no final de cada dia atualizo minha agenda para o dia seguinte, o que me permite começar o dia 100% focado em alcançar minhas 2-3 metas diárias que me levarão a cumprir minhas metas de longo prazo. E geralmente deixo as tarefas mais críticas, importantes ou difíceis para as primeiras horas do dia. Planeje todos os dias.
  • Trabalhe o máximo possível de forma virtual. Foi comprovado que muitas reuniões e visitas podem ser feitas remotamente, evitando paradas em deslocamentos desnecessários. Aproveite a tecnologia.
  • Sistematize e Delegue. Se você é o líder, deve trabalhar a maior parte do tempo em questões estratégicas, não operacionais. A realidade também nos diz que o oposto acontece na maioria das empresas. E está comprovado que empresas que prosperam são aquelas onde os líderes dedicam pelo menos 70% do tempo em questões estratégicas: Planejamento para o futuro; tomar decisões com base nos números do seu negócio e sempre com foco nos objetivos; treinar seu pessoal para melhorar no que faz; sistematizar processos para que o negócio deixe de depender de pessoas; geração de novos negócios e abertura de novos mercados; inovando. Desempenhe o verdadeiro papel de líder / empresário.
  • Elimine distratores. Analise o que os está distraindo e drenando energia a cada dia. Por exemplo: tempo nas redes sociais ou no celular; questões pendentes não resolvidas; reuniões muito longas; suporte de reivindicações; não saber dizer não; entre outros distratores. Seja conciso para falar, não para ouvir; escreva e-mails; respeite a agenda e o horário das reuniões.

Resumindo, e creio que o mais importante, é mudar os maus hábitos por bons hábitos que te enchem de energia, aumentam a tua produtividade e a da sua equipe e te permitem alcançar grandes resultados. Para isso, recomendo que você busque inspiração em seus sonhos, em sua visão, em seu propósito de vida, em seu “por quê”. Se você ainda não tem, defina uma visão inspiradora que te faça levantar todos os dias com energia, querendo continuar dando aqueles pequenos passos que a médio prazo te levarão a alcançar sua visão. Lembre-se de que a empresa deve ser o meio para atingir um propósito de vida, e não um fim. Para isso, comece tomando ações que aceleram sua produtividade e a de sua equipe.

Robin Sharma já dizia: “A menor das ações sempre será melhor do que a mais nobre das intenções.”