Por ActionCOACH Manuel Celi / Perú

Verso da música Comunicándonos de Oscar de León Na verdade, devo dizer, vamos nos comunicar melhor.

Senti que deveria escrever algumas linhas sobre a necessidade de melhorar as habilidades de comunicação em todos os níveis da empresa, depois de pedir a alguns de meus clientes que conduzissem pesquisas entre seus funcionários, com o único propósito de inaugurar canais de comunicação alternativos as conversas vazias,  mensagens por WhatsApp ou e-mail, canais tradicionais com os quais não têm bons resultados e que fazem as reuniões quase naquelas paródias de avós surdas conversando, onde se diz o que ele diz e o outro entende o que ele quer.

Tal como acontece com as avós, na maioria dos casos, as respostas às pesquisas não se correlacionaram com as questões que verificam qualitativamente a enorme lacuna de comunicação para fechar.

Por que não é fácil desenvolver uma boa comunicação, em todas as áreas, mas neste caso, na empresa?

Se nos ativermos ao que Winston Churchill disse sobre a comunicação: “O valor é o que é necessário para parar de falar; mas também o que é necessário para sentar e ouvir: “o que nos falta é valor. Mas há outra coisa. Você precisa entender que a comunicação eficaz não é natural, não é um presente, você tem que trabalhar para desenvolvê-la.

Para melhorar essa habilidade, as empresas devem fazer diagnósticos de comunicação, planos de melhoria contínua, treinamentos e protocolos de comunicação que garantam uma boa transmissão de conhecimento e, acima de tudo, a coordenação efetiva das ações na empresa. Não é por a caso que nós investimos muito para ter empresas eficientes?

Se analisarmos os ciclos de comunicação de forma simplificada, encontraremos os seguintes componentes: o emissor, a mensagem em si, o canal de comunicação utilizado, o receptor e o contexto; Quando a mensagem é emitida, a resposta vem, que segue o mesmo ciclo e assim por diante até que a conversa atinja alguma coisa.

Imagine quantas possibilidades surgem para que a mensagem seja distorcida em qualquer ponto desse intrincado caminho em que cada pessoa é uma entidade que vê as coisas de maneira diferente da outra.

Pense que uma mensagem escrita por alguém com um ego colossal terá um impulso diferente daquele enviado por uma pessoa insegura. Ou, como um gerente cheio de preconceitos vai soar sobre o desempenho de seu relatório, ordenando-lhe para cumprir uma determinada tarefa.

Quanto à mensagem em si, quanto de atenção dedicamos ao planejamento de uma conversa ou mensagem? Se você improvisar, é certo que sua mensagem não terá clareza, autoridade e não gerará as ações desejadas.

O canal de comunicação deve ser muito bem escolhido. Não é o mesmo ter uma conversa em um corredor, para colocar o mesmo em um email. Parece diferente. Na comunicação face a face, devemos ter muito cuidado na forma como transmitimos. Lembre-se que menos de 10% é comunicação verbal, o resto é o nosso corpo e as emoções que falam. Uma careta pode mudar o significado de uma mensagem.

Como o nosso interlocutor ou leitor recebe? O que você entende, como ele ou ela se sente quando você fala ou escreve para eles?

Se você olhar bem, a comunicação eficaz talvez seja o maior desafio da empresa. Se eu tivesse que escolher entre desenvolver habilidades de comunicação, desenvolvimento de liderança ou formação de equipe, eu começaria com a comunicação.

E quais seriam as dicas para melhorar a comunicação em todos os canais e dentro e fora da empresa?

Você pode começar agora mesmo.

A primeira coisa é mostrar respeito pelo seu interlocutor ou leitor.

Valide-o como interlocutor. O que você vai dizer é algo importante para ele ou ela; É também o que ele ou ela quer lhe dizer.

Quantas vezes você deixou alguém falando apenas porque você se virou ou quantas mensagens você não respondeu deliberadamente?

Uma vez que você tenha se vestido com respeito, faça sua comunicação ter pelo menos estas 6 características:

  • Deixe claro. Faça com que todos entendam você. Simples, único. Não é hora de mostrar seu conhecimento, é hora de se conectar.
  • Que seja objetivo. Nada para dar a volta nos galhos; ao ponto. Poucos adjetivos. Informação sólida Como nos e-mails, na reunião coloque título, melhor ainda, escreva o propósito da reunião.
  • Que seja completo. É aqui que você precisa trabalhar mais se for improvisador. Planeje cada entrevista, cada email. Que você não precisa passar informações por capítulos.
  • Seja educado. Lembre-se do respeito ao seu interlocutor. Não adicione tensão, ameaças e reclamações.
  • Que suas respostas sejam bem pensadas. Melhor é a precisão do que a velocidade. Leia atentamente, pense no contexto, tente entender o que eles querem dizer para você. Esfrie a conversa ou mensagem. Reconheça e domine emoções e preconceitos antes de responder. Lembre-se de que você pode se fazer entender bem mesmo sem falar, se fizer o esforço. Se você não entendeu claramente alguma coisa, faça perguntas.
  • Que ouça ou veja com atenção, estando presente, nunca com a mente em outro lugar. Não vá em frente porque acha que já sabe aonde o assunto está indo.

Coloque em prática essas dicas e ajude a melhorar as habilidades de comunicação de todos na empresa, começando pela sua. Crie um indicador para medir o efeito de melhoria.

Se você fizer isso com coração e coragem, todos os esforços para melhorar a comunicação resultarão em benefícios econômicos e bem-estar.