Muitos profissionais sentem calafrios só de ouvir a palavra reunião. Esse temor pelos encontros da equipe se deve principalmente ao fato de que a maioria das reuniões acontece sem o preparo adequado, com participantes desatentos e entendiados. O resultado? Nada é resolvido e, para piorar, uma nova reunião é agendada.

Se você também enfrenta esse problema no seu negócio, confira, a seguir, 6 dicas essenciais para uma reunião produtiva:

Avalie a necessidade da reunião

Reuniões são importantes, mas apenas se acontecerem quando realmente for necessário. Por isso, antes de enviar um comunicado a toda equipe, tente pensar no objetivo dessa reunião.

Entre as finalidades possíveis que podem resultar em uma reunião produtiva estão: planejamento de metas e estratégias, coordenação de projetos, informação sobre novas operações, resolução de problemas, apresentação de resultados, avaliação de produtividade, definição de trabalho em equipe e comemoração de atividades bem executadas.

Prepare uma pauta

Você avaliou e concluiu que é preciso uma reunião. Então é hora de criar uma pauta que oriente você e os demais participantes durante o encontro. Defina os temas que serão abordados a partir do objetivo preestabelecido por ordem de prioridade. Lembre-se de pensar no tempo para a execução da pauta. De nada adianta incluir uma dezena de tópicos se ao final do encontro nem todos forem apresentados ou discutidos. Esse documento deve ser compartilhado previamente com os participantes da reunião.

Defina os participantes

Você não precisa convocar todo o grupo para o encontro. O ideal é que você pense em representantes a partir do que cada um pode acrescentar à reunião.Considere também que, dentro da reunião, esses participantes ocupam alguns papéis: o organizador é o responsável por convocar a reunião, enquanto o registrador faz notas e escreve a ata.

O organizador também pode exercer o papel do facilitador, que conduz a reunião, procurando manter o foco no objetivo do encontro. Um profissional também pode ficar encarregado do apoio técnico e também do controle do tempo.

Escolha um ambiente adequado para a reunião

Com a pauta e os participantes escolhidos, é hora de pensar no melhor ambiente para a reunião. Nada mais improdutivo do que esperar toda a equipe chegar para começar a organizar as cadeiras ou procurar equipamentos para apresentações.

O local adequado varia de acordo com a finalidade da reunião. Se você vai realizar uma apresentação, certifique-se de dispor as cadeiras e formato de U, assim, todas as pessoas conseguirão ver a projeção e o apresentador.

Seja um bom líder

Uma reunião só será produtiva se contar com um bom líder. Se você vai comandar a reunião, esteja preparado para sentar com sua equipe para informar e, principalmente, para ouvir o que ela tem a dizer. A reunião produtiva costuma render boas soluções que certamente ajudarão você na melhor tomada de decisão. Isso também motiva a equipe, que vê o trabalho e participação no processo reconhecidos.

Use a ata como referência

Uma reunião produtiva é aquela que apresenta soluções e estratégias para os assuntos discutidos. Por isso, a ata não deve servir apenas como um registro escrito das reuniões, esquecido entre outros arquivos.

Certifique-se de que toda a discussão e os próximos passos estejam devidamente registrados e encaminhe-os à equipe. Dessa forma, você garante que a a reunião apresentará resultados práticos para os assuntos discutidos.

Gostou das nossas dicas essenciais para uma reunião produtiva? Conte-nos aqui nos comentários quais são os maiores desafios que você enfrenta para otimizar esses encontros!

Celio Melim Jr.
Coach de Negócios
ActionCOACH SC
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