Todo gestor deseja ter em sua empresa uma equipe produtiva, que consiga organizar e cumprir bem suas tarefas, não é mesmo? A verdade é que, para isso acontecer, é preciso definir prioridades, o que nem sempre é fácil quando tudo parece urgente e importante.

Dentro de uma empresa, cada cargo e setor tem suas próprias responsabilidades e é comum que as diversas prioridades afetem as atividades uns dos outros.

No artigo de hoje, traremos algumas dicas de como definir prioridades e, consequentemente, melhorar a produtividade de sua equipe de trabalho.

Estabeleça níveis de urgência

As ações dentro de uma empresa precisam ser priorizadas de forma racional e estratégica. É preciso uma análise sobre o que deve ser feito primeiro e por quê.

Existe uma ferramenta chamada matriz GUT (gravidade, urgência, tendência), que facilita essa tarefa ao permitir fazer escolhas e tomar ações menos prejudiciais.

A gravidade diz respeito ao quão intensos e profundos seriam os danos se determinada tarefa não fosse realizada; a urgência determina o tempo para os danos e resultados indesejáveis surgirem; e a tendência se refere à forma como os problemas se desenvolverão caso a tarefa não seja cumprida.

Aplica-se essa ferramenta através de uma planilha, listando problemas e atribuindo nota a eles, de forma que se perceba a ordem de importância das ações a serem tomadas.

Após definir prioridades, distribua bem as tarefas

Dentro de uma empresa, é normal que a definição de prioridades seja diferente e sofra distorções de acordo com o cargo, a função, o ponto de vista e os conhecimentos técnicos e gerenciais de cada colaborador.

É normal, também, que um profissional defina suas próprias prioridades, mas receba um pedido para realizar outras atividades e tarefas antes, de alguém com nível hierárquico superior. Muitas vezes, por querer agradar ao chefe ou não saber como recusar a missão, alguns colaboradores não se atentam às suas agendas e compromissos e acumulam tarefas que não conseguem executar.

É importante não causar confusão entre os funcionários e gerar conflitos na ordem que as coisas precisam ser feitas. Para isso, a solução mais prática é que cada um tenha suas atividades e responsabilidades muito bem definidas e o líder saiba delegar tarefas específicas para cada colaborador.

Faça um planejamento com etapas bem definidas

Toda empresa precisa ter um planejamento estratégico bem estruturado, onde é feita a definição de objetivos e estratégias, além de sua Missão, Visão e Valores.

Durante esse processo, é interessante que se defina também quais são as grandes prioridades da empresa no momento. Isso deve ser feito pela diretoria e, em seguida, transmitido aos demais colaboradores, com a intenção de unificar a visão interna da empresa.

Dessa forma, fica mais fácil centralizar o foco de toda a equipe, alinhando metas e objetivos e concentrando energias no que realmente é prioridade geral. Os esforços simultâneos são capazes de gerar cooperação entre os funcionários e acelerar os resultados positivos.

O cumprimento de tarefas e a produtividade de sua equipe estão diretamente ligados ao hábito de definir prioridades. Se você gostou das dicas de hoje, siga a Action Works nas redes sociais – Facebook e LinkedIn – e fique por dentro de tudo que falamos por aqui!

Celio Melim Jr.
Coach de Negócios
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